Разрешение на доступ к архивным фондам и документам и работу в читальном зале государственного архива гражданам Республики Казахстан предоставляется руководством архива, а гражданам иных государств – Комитетом по управлению архивами и документацией или ГУ «Управление культуры, развития языков и архивного дела Павлодарской области», находящееся по адресу: г. Павлодар, ул. Ак. Маргулана, д. 115.
Для того, чтобы получить разрешение на работу в читальном зале госархива области, необходимо составить заявление на имя руководителя госархива, в котором указать ФИО, адрес проживания, телефон исследователя. В тексте заявления указать планируемую цель и тему исследования, ее хронологические рамки. Заявление должно быть собственноручно подписано и датировано. К заявлению необходимо приложить копию документа, удостоверяющего личность.
Исследователи, ведущие работу в соответствии с научно-исследовательским планом учреждения, или выполняющие служебное задание, предоставляют официальное письмо от организации. В письме (заявлении) указываются ФИО исследователя, должность, ученая степень (звание), место работы и цель исследования.
Студенты высших учебных заведений оформляются по письму вуза за подписью ректора (проректора) с обоснованием необходимости работы с архивными документами. Школьники, не достигшие 18 лет, – на основании письма учебного заведения, в котором должно быть указано ФИО учителя либо законного представителя, в сопровождении которого будет осуществляться работа в читальном зале архива.
Отечественные исследователи, имеющие ученую степень (звание), оформляются на основании документа, удостоверяющего его место работы и должность (степень, звание), и личного заявления.
Исследователи, ведущие научную и иную работу в инициативном порядке, оформляются на основании удостоверения личности и заявления.
Заявление можно подать через канцелярию госархива, обратившись лично по адресу: г. Павлодар, ул. Лермонтова, д. 51/1; либо направить обычной почтой по вышеуказанному адресу.
После получения разрешения исследователи осуществляют работу в читальном зале архива в соответствии с режимом работы читального зала Государственного архива Павлодарской области: с 9.30 до 17.30, перерыв на обед с 13 до 14 часов ежедневно, кроме субботы и воскресенья, а также дней, являющихся государственными праздниками. Работа исследователей осуществляется только в офлайн формате. Удаленного доступа к научно-справочному аппарату, описям и документам госархива области не имеется.
Работа исследователей в читальном зале госархивов регламентируется Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов Республики Казахстан, утвержденными приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от2 октября 2000 г. № 58. Перед началом работы в Государственном архиве каждый исследователь обязан ознакомиться с настоящими правилами.
