“Іс жүргізу және мұрағат ісі: Терминдер мен анықтама” 1037-2001 ҚР СТ мемлекеттік стандарты

Іс жүргізу және мұрағат ісі: Терминдер мен анықтама” 1037-2001 ҚР СТ мемлекеттік стандарты

Қазақстан Республикасы

Экономика және сауда министрлігінің

стандарттау және сертификаттау

комитетінің 2001 жылғы 14 мамырдағы

140 бұйрығымен бекітілген

 

ҚР СТ 1037-2001 Қазақстан Республикасының мемлекеттік стандарты

 

 

Кіріспе

Осы стандарт іс жүргізу және мұрағат ісі аясында қолданылатын терминдерді бекіту және ұғымдарға анықтама беру мақсатында әзірленген.

 

Терминдер жүйеленген тәртіпте орналасқан.

Әрбір түсінікке бір стандартталған термин бекітілген. Қолдануға келмейтін термин-синонимдер стандартталған терминнен кейін дөңгелек жақшада көрсетілген және “Ндп” қысқартылған сөзімен белгіленген.

Ндп” қысқартылған сөзімен белгіленбеген термин-синонимдер анықтамалық деректер түрінде көрсетілген және стандартталмаған болып табылады.

Жақшада көрсетілген терминнің бір бөлігі термин қолданылған кезде түсіріледі.

Терминологиялық мақалада төртбұрышты жақшалардың баршылығы онда жалпы термин элементтері бар екі термин енгізілгенін білдіреді.

Көрсетілген элементтерді қажет жағдайда онда туынды белгілерді енгізіп, ондағы қолданылатын терминдердің мағынасын ащып, анықталатын ұғым көлеміне енетін объектілерді көрсете отырып өзгертуге болады.

Өзгертулер осы стандартта анықталған ұғымдар көлемі мен мазмұнын бұзбау тиіс. Стандартталған терминдер жартылай қалың қаріппен, қысқартылған сөзбен белгіленген олардың қысқа формалары – ақшыл, синонимдер – курсивпен терілген.

1 Қолдану аясы

Осы стандарт іс жүргізу және мұрағат ісі аясындағы терминдер мен ұғымдардың анықтамаларын белгілейді.

Осы стандартпен белгіленген терминдер заңды тұлғалардың қызметінде жасалатын барлық құжаттама түрлерінде, сондай-ақ іс жүргізу және мұрағат ісі бойынша ғылыми-әдістемелік, нормативтік-әдістемелік, анықтамалық және оқу әдебиетінде қолдану үшін қажет.

2. ІС ЖҮРГІЗУ ЖӘНЕ МҰРАҒАТ ІСІ. ЖАЛПЫ ҰҒЫМДАР

2.1 іс жүргізу: басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету: Құжаттама жасауды және құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалардың қызмет саласы;

2.2 мұрағат ісі: Ұлттық мұрағат қорын қалыптастыруға, мұрағаттарды, мұрағат қорлары мен топтамаларын құруға, олардың сақталуы мен қолданылуын ұйымдастыруға байланысты заңды және жеке тұлғалардың қызмет саласы;

2.3 құжат: құжатталған ақпарат: Толық сәйкестендіруге рұқсат ететін материалдық тасымалдау құралында сақталған ақпарат;

2.4 құжаттың сыртқы белгілері: Құжаттың нысаны мен мөлшерін айқындайтын белгілер, ақпаратты тасымалдаушы құрал, жазба әдісі, ресімдеу элементтері;

2.5 құжатталған ақпаратты тасымалдаушы: Сөйлеу, дыбыстық немесе бейнелі, сондай-ақ өзгертілген түрдегі ақпаратты бекіту, сақтау және беру үшін қолданылатын материалдық объект.

2.6 бейнелі құжат: Кез келген объектіні (объектілерді) бейнелеу арқылы көрсетілген ақпаратты қамтитын құжат;

2.7 графикалық құжат: Сызықтар, штрихтер, сәуле түстері арқылы объекті (объектілер) бейнеленген бейнелі құжат;

2.8 аудиовизуалды құжат: Бейнелі және дыбыстық ақпаратты қамтитын құжат;

2.9 киноқұжат: Кинематографиялық әдіспен белгіленген бейнелі (үнсіз кинода) немесе аудиовизуалды (дыбыстық кинода) ақпаратты қамтитын бейнелі құжат;

2.10 фотоқұжат: Фотографиялық әдіспен белгіленген ақпаратты қамтитын бейнелі құжат;

2.11 иконографиялық құжат: Өнер, арнайы немесе көркем фотографиялар шығармаларының бейнелерін қамтитын құжат;

2.12 фоноқұжат: Кез келген дыбыс жазу жүйесімен белгіленген дыбыстық ақпаратты қамтитын құжат;

2.13 бейнефонограмма: Кез келген бейне-дыбыс жазу жүйесімен белгіленген аудиовизуалды ақпаратты қамтитын құжат;

2.14 мәтіндік құжат: Кез келген жазба түрінде немесе кез келген аудиожазба жүйесі арқылы белгіленген сөз ақпаратын қамтитын құжат;

2.15 жазба құжаты: Жазудың кез келген түрімен белгіленген ақпаратты қамтитын мәтіндік құжат;

2.16 қолжазба құжаты: Жазба белгілері қолмен жазылатын жазба құжаты;

2.17 машинамен жазылатын құжат: Жазба белгілері техникалық құралдармен жазылатын жазба құжаты;

2.18 машинамен тасымалданатын құжат: Құжат ақпаратының электронды-есептеуіш машинасымен өңделуін қамтамасыз ететін тасымалдауыш құралдар мен жазба тәсілдерін қолдану арқылы жасалатын құжат;

2.19 Құжат бейнеграммасы: Электрлік сәуле экранындағы құжаттың бейнеленуі;

2.20 таза құжат: Мәтні жоба құжаттан көшірілген немесе түзетусіз қолмен немесе машинамен жазылған құжат;

2.21 жоба құжат: Автордың немесе оның мәтінімен жұмыс жасаған редактордың жұмысын көрсететін қолмен немесе машинамен жазылған құжат;

2.22 құжат авторы: Құжатты жасаған жеке немесе заңды тұлға;

2.23 жеке тектік құжат (Ндп. жеке құжат): Өзінің атқаратын қызметінен немесе қоғамдық міндеттерінен тыс саладағы тұлғамен жасалған құжат;

2.24 ресми құжат: Белгіленген тәртіпте ресімделген және куәландырылған, заңды немесе жеке тұлғамен жасалған құжат;

2.25 қызметтік құжат: Ұйымның ағымдағы қызметіне қолданылатын ресми құжат;

2.26 құжаттың заңды күші: Ресми құжатқа қолданыстағы заңңнамамен, оны жасаған заңды тұлғаның құзыретімен және белгіленген ресімдеу тәртібімен берілетін сипат;

2.27 түпнұсқа құжат: Авторы, жасалған уақыты мен орны туралы құжаттың өзінде баяндалған немесе басқа жолмен айқындалған мәліметтер оның шығу тегіне шек келтірмейтін құжат;

2.28 (ресми) құжаттың түпнұсқасы: Ресми құжаттың бірінші немесе алғашқы данасы;

2.29 телқұжат: Заңды күші бар құжат түпнұсқасының екінші данасы;

2.30 құжат көшірмесі: Түпнұсқа құжаттағы ақпаратты және оның барлық сыртқы белгілерін немесе заңды күші жоқ бөлігін толығымен беретін құжат;

2.31 құжаттың куәландырылған көшірмесі: Белгіленген тәртіпке сәйкес заңды күшті иелендіретін барлық реквизиттері қойылатын құжат;

3 ІС ЖҮРГІЗУ

3.1. Құжаттама жасау

3.1.1 құжаттама жасау: Құжат жасау;

3.1.2 құжаттама жасау ережелері: Құжаттама жасау тәртібін белгілейтін талаптар мен нормалар;

3.1.3 құжаттама жасау жүйесі: шығу тегінің белгілері, мақсаты, түрі, қызмет саласы, ресумдеуге арналған бірыңғай талаптар бойынша өзара байланысқан құжаттар жиынтығы;

3.1.4 БҚЖ – біріздендірілген құжаттама жүйесі: Белгілі қызмет саласындағы басқаруға қажетті ақпаратты қамтитын және бірыңғай ережелер мен талаптар бойынша жасалған құжаттама жүйесі;

3.1.5 жазба құжат түрі: Мазмұн белгілері мен нысаналы мақсаты бойынша құжаттама жүйесіне жазба құжатының қатыстылығы;

3.1.6 құжат атауы: Жазба құжат түрінің белгіленуі;

3.1.7 нормативті құқықтық акт: Құқықтық нормаларды белгілейтін, өзгертетін, іс-әрекетін тоқтататын немесе уақытша тоқтататын уәкілетті органмен немесе мемлекеттің лауазымдық тұлғасымен референдумда қабылданған белгілі нысандағы ресми жазба құжат;

3.1.8 ұйымдық-өкімдік құжат: Әкімшілік және ұйымдық мәселелердің, сондай-ақ билік органдарының, мекемелердің, кәсіпорындар мен ұйымдардың, олардың бөлімшелері мен лауазымдық тұлғалардың қызметін басқару, өзара әрекеттесу, қамсыздандыру және реттеу мәселелерінің шешілуін белгілейтін жазба құжат түрі;

3.1.9 құжат реквизиті: Ресми құжатты ресімдеудегі міндетті элемент;

3.1.10 құжат реквизитінің тұрақты бөлігі: Дайындалатын кезде құжат бланкісінде орналасатын құжат реквизитінің өзгермейтін бөлігі;

3.1.11 құжат реквизитінің өзгермелі бөлігі: Толтырылатын кезде құжат бланкісінде жазылатын құжат реквизитінің өзгеретін бөлігі;

3.1.12 құжат формуляры: Белгілі бірізділікте орналасқан ресми жазба құжат реквизиттерінің жинағы;

3.1.13 құжаттың формуляр-үлгісі: Қолданылу саласын, форматын, поля өлшемдерін, конструкциялық кестені құру талаптырн және негізгі реквизиттерді белгілейтін құжат жасау үлгісі;

3.1.14 құжат бланкісі: Ресми жазба құжат авторының бірдейлендірілетін реквизиттер жинағы;

3.1.15 БҚН – біріздендірілген құжат нысаны: Осы қызмет саласындағы шешілетін міндеттерге сәйкес белгіленген және ақпаратты тасымалдайтын құралда белгілі тәртіпте орналасқан реквизиттер жиынтығы;

3.1.16 біріздендірілген құжат нысанының қызметтік поле: Құжаттар сақталатын техникалық құралдарда бнеіту, сондай-ақ арнайы бейнелерді енгізуге арналған біріздендірілген құжат нысанының аймағы;

3.1.17 біріздендірілген құжат нысанының аймағы; Белгілі реквизиттерді толтыруға арналған белгілі бір көлемдегі біріздендірілген құжат нысаны аумағының бөлігі;

3.1.18 біріздендірілген құжат нысанының табелі: Құжаттарды біріздендіруде қолдануға рұқсат етілген нысан тізбесі;

3.1.19 құжатты ресімдеу: Құжаттама жасау ережелерімен белгіленген қажетті реквизиттерді орналастыру;

3.1.20 қол қою: Уәкілетті лауазымдық тұлғаның немесе құжат авторының қолтанбасын көрсететін құжат реквизиті;

3.1.21 құжаттың қол жетімділігін шектеу грифі: Тасымалдаушы құралдағы мәліметтердің құпиялылық деңгейі туралы куәландыратын және тасымалдаушы құралдың өзінде және (немесе) оның ілеспе құжаттамасында қойылатын ресми құжат реквизиті;

3.1.22 келісу грифі: Ұйымның немесе құжат авторы болып табылмайтын оның органының құжат мазмұнымен келісушілігін көрсететін ресми құжат реквизиті;

3.1.23 бекіту грифі: Құжат мазмұнына нормативті немесе құқықтық сипат беретін ресми құжат реквизиті;

3.1.24 ресми құжат уақыты: Құжатта оның жасалған және/немесе оған қол қойылған, бекітілген, қабылданған, келісілген, жарияланған уақытын көрсететін ресми құжат реквизиті;

3.1.25 ресми құжат тақырыбы: Қысқа мазмұнын ашатын құжат реквизиті;

3.1.26 ресми құжат бұрыштамасы: Лауазымдық тұлғаның құжат мазмұнымен келісушілігін немесе келіспеушілігін көрсететін құжат реквизиті;

3.1.27 құжат қарары: Лауазымдық тұлғаның қысқа жазбасынан және оның қабылдаған шешімінен тұратын реквизит;

3.1.28 ресми құжаттың мәтіні: Жазба құжат ақпаратының барлығын немесе негізгі бөлігін қамтитын кез келген жазу немесе дыбыстық жазба жүйесімен белгіленген ақпарат;

3.2 Құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру

3.2.1 құжаттармен жұмыс жасауды ұйымдастыру: Ағымдағы мекеме қызметінде құжат айналымын, құжаттардың сақталуы мен пайдаланылуын ұйымдастыру;

3.2.2 құжат айналымы: Құжаттардың ұйымда жасалған немесе орындалуын аяқтауға немесе жолдануына дейінгі кездегі құжаттар айналымы;

3.2.3 құжат айналымы көлемі: Ұйымға келіп түскен және онда белгілі кезең ішінде жасалған құжаттар саны;

3.2.4 кіріс құжат; келіп түскен құжат: Ұйымға келіп түскен құжат;

3.2.5 шығыс құжат; жолданатын құжат: Ұйымнан жолданатын ресми құжат;

3.2.6 ішкі құжат: Дайындаған ұйым шеңберінен шықпайтын ресми құжат;

3.2.7 құжатты тіркеу: Құжаттың жасалғанын, жолданғанын немесе қабылданғанын белгілейтін нысан бойынша құжат туралы есептік деректерін жазу;

3.2.8 құжатты тіркеу индексі; құжаттың тіркеме нөмірі: Құжат тіркелген кезде оған берілетін сандық немесе әріптік-сандық белгі;

3.2.9 құжаттардың орындалуын бақылау: Құжаттың уақытылы орындалуын қамтамасыз ететін іс-әрекеттер жиынтығы;

3.2.10 құжатты орындау мерзімі: Нормативті құқықтық актімен, ұйымдық-өкімдік құжатпен немесе бұрыштамамен белгіленген мерзім;

3.2.11 құжатты орындаудың үлгілік мерзімі: Нормативті құқықтық актімен белгіленген құжатты орындау мерзімі;

3.2.12 құжатты орындаудың дербес мерзімі: Ұйымдық-өкімдік құжатпен немесе бұрыштамамен белгіленген мерзім;

3.2.13 іс: Жеке мұқабаға орналастырылған қызметтің бір мәселесіне немесе бөліміне қатысты құжаттар жиынтығы немесе құжат;

3.2.14 іс түзу: Белгіленген ережелерге сәйкес істі сақтауға тапсыруға дайындау;

3.2.16 іс тақырыбы: Белгілі уақыт кезеңіне жататын істегегі құжаттар құрамы мен мазмұны туралы мәліметтерді қысқаша белгілеу;

3.2.17 істер номенклатурасы: Ұйымда түзілетін, сақтау мерзімдері көрсетілген және белгілі тәртіпте ресімделген істер атауларының жүйеленген тізбесі;

3.2.18 іс индексі: іс нөмірі: Ұйымның істер номенклатурасындағы істің сандық және/немесе әріптік-сандық белгісі;

4 МҰРАҒАТ ІСІ

4.1. Мұрағаттық құжаттарды ұйымдастыру

4.1.1 мұрағат (Ндп. мұрағат қоймасы): Мұрағаттық құжаттар жиынтығы, сондай-ақ тұтынушылар мүддесіне сай құжаттардың қабылдауы мен сақталуын жүзеге асыратын заңды тұлға немесе заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі;

4.1.2 мемлекеттік мұрағат: Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын жинақтау (сатып алу), тұрақты сақтау және олардың пайдаланылуын ұйымдастыру құқығын иеленген заңды тұлға;

4.1.3 арнайы мемлекеттік мұрағат: Қазақстан Республикасының арнайы мемлекеттік органы жүйесіндегі мемлекеттік заңды тұлға немесе Қазақстан Республикасы арнайы мемлекеттік органының құрылымдық бөлімшесі;

4.1.4 ведомстволық мұрағат: Қазақстан Республикасының Ұлтттық мұрағат қоры құжаттарының, сондай-ақ оның құрамына енгізілмен құжаттардың жинақталуын, уақытша сақталуын және пайдаланылуын жүзеге асыратын мемлекеттік заңды тұлға немесе мемлекеттік заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі;

4.1.5 жеке мұрағат: Қазақстан Республикасының Ұлтттық мұрағат қоры құжаттарының, сондай-ақ оның құрамына енгізілмен құжаттардың жинақталуын, уақытша сақталуын және пайдаланылуын жүзеге асыратын мемлекеттік емес заңды тұлға немесе мемлекеттік емес заңды тұлғаның құрылымдық бөлімшесі, немесе жеке тұлғаның қызметінде, құжаттарды жинақтау (сатып алу) кезінде пайда болған жеке тұлғаның мұрағаты;

4.1.6 мұрағат қоймасы (Ндп. мұрағат): Мұрағаттық құжаттарды сақтау үшін арнайы жабдықталған үй-жай;

4.1.7 мұрағат профилі: Мұрағат үшін белгіленген сақталуға тиіс құжаттар құрамы;

4.1.8 мұрағаттық құжат: Қоғам үшін маңызды болып табылатын, сақталатын немесе сақталуға тиіс және меншік иесіне бірдей құндылығы бар құжат;

4.1.9 мұрағаттық қорлар: Өзара тарихи немесе логикалық байланысы бар құжаттар жиынтығы;

4.1.10 Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры: Тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдение маңыздылығы бар және заңнамада көзделген тәртіпте ұлттық құндылығы анықталған барлық мұрағаттардың, мұрағат қорларының және мұрағаттық топтамалардың, құжат түріндегі ескерткіштердің, құжаттардың жиынтығы;

4.1.11 Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік бөлігі: Республикалық немесе коммуналдық меншіктегі мұрағат қорлары мен мұрағаттық құжаттар;

4.1.12 Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының мемлекеттік емес бөлігі: Мемлекеттік емес заңды тұлғалардың, жеке тұлғалардың меншігіндегі және құжаттардың құндылығын сараптаудан кейін меншіктенушінің келісімі (шарты) негізінде Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген мұрағат қорлары мен мұрағаттық құжаттар;

4.1.13 бірлескен мұрағат қоры (Ндп. Топтық мұрағат қоры, кешендік мұрағат қоры): Екі немесе одан көп қор құраушылардың құжаттарынан қалыптасқан және өзара тарихи байланысқан мұрағат қоры;

4.1.14 жеке тектік мұрағат қоры: Жеке тұлға немесе отбасы өмірінде және қызметінде жасалған мұрағат құжаттарынан тұратын мұрағат қоры;

4.1.15 мұрағат топтамасы: Қор құраушылардың қызметінде жасалған және бір немесе бірнеше сипат бойынша бірлескен құжаттар жиынтығы;

4.1.16 мұрағатты толықтыру: Қазақстан Республикасының заңнамасына және мұрағат профиліне сәйкес оның құжаттармен жүйелі толықтырылуы;

4.1.17 толықтыру көзі: Құжаттарын мұрағатқа мемлекеттік сақтауға тапсыратын заңды немесе жеке тұлға;

4.1.18 әлеуетті толықтыру көзі: Құжаттары Қазақстан Республикасының ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілетін және мұрағатқа мемлекеттік сақтауға тапсыратын заңды немесе жеке тұлға;

4.1.19 құжаттамалық қор: Заңды немесе жеке тұлғаның қызметінде жасалатын құжаттар жиынтығы;

4.1.20 қор құраушы: Қызметінжде құжаттамалық қор түзілетін заңды немесе жеке тұлға;

4.1.21 құжаттар қорын жасау: Мұрағаттық қорлар және мұрағаттық тооптамалар бойынша құжаттарды бөлу;

4.1.22 мұрағаттық құжаттың құндылығы: Тарихи, ғылыми, әлеуметтік, экономикалық, саяси немесе мәдение маңыздылығын айқындайтын мұрағаттық құжат сипаты;

4.1.23 құжаттың тыйым салынған уақыты: Бұл уақыттан бұрын пайда болған құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығы сарапталмайтыны және жойылмайтындығы туралы білдіретін уақыт;

4.1.24 құжаттар құндылығын сараптау: Қабылданған критерийлер негізінде құжаттарды мемлекеттік сақтауға іріктеу немесе олардың сақталу мерзімдерін белгілеу;

4.1.25 сақталу мерзімдері көрсетілген құжаттар тізбесі: Сақталу мерзімдері туралы нормативті нұсқауларды қамтитын құжаттардың түрлерімен категорикаларының жүйеленген тізімі;

4.1.26 тұрақты сақтауға құжаттарды таңдау арқылы қабылдау: Ұйымдардың құжаттарының жеке түрлерін немесе бірқатар біртекті ұйымдардың барлық құнды құжаттарын тұрақты сақтауға қабылдау;

4.1.27 Құжаттарды жоюға бөлу: Сақталу мерзімдері өткен, тәжірибелік, ғылыми және қоғамдық маңызы жойылған құжаттардың ғылыми және тәжірибелік құндылығын сараптау үрдісінде айқындау және оларды жоюға іріктеу;

4.2 Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету

4.2.1 құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету: Құжаттардың физика-химиялық сақталуын қамтамасыз ету және оларды есепке алу;

4.2.2 құжаттардың физика-химиялық сақталуын қамтамасыз ету: Құжататрды сақтау, жаңғырту, консервациялау, биохимиялық қорғау және өндірудің ғылыми-техникалық құралдары мен әдістерін әзірлеу, жасау және тәжірибелік қолдану;

4.2.3 мұрағаттық құжаттардың сақталу тәртібі: Құжаттардың сақталуын қамтамасыз ету үшін мұрағат қоймаларында жасалатын температура-ылғалдылық және санитария-гигиеналық жағдайлардың жиынтығы және олардың орындалуын бақылау;

4.2.4 мұрағаттық құжатты жаңғырту: Бүлінген немесе бұзылған мұрағаттық құжаттың бастапқы немесе бастапқыға жақын сипаттарын және сыртқы белгілерін қайта қалпына келтіру;

4.2.5 (мұрағаттық) құжаттаың ескіруі: Сыртқы және ішкі факторлардың әсерінен құжаттың бастапқы физика-химиялық сипаттарының өзгеруі;

4.2.6 аса құнды құжат: Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қоры құрамына енгізілген және жоғалу немесе бүліну жағдайында ауыстыруға келмейтін құжат;

4.2.7 (мұрағаттық құжаттың) сақтық көшірме(сі): Түпнұсқаның жоғалу немесе бүліну жағдайында құжаттағы ақпаратын сақтау мақсатында дайындалған аса құнды құжат көшірмесі;

4.2.8 құжат көшірмелерінің мемлекеттік сақтандыру қоры: Мемлекет үшін маңызды құжаттар болып табылатын және олардың жоғалу жағдайында ауыстырылмайтын Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарының сақтық көшірмелерінің жиынтығы;

4.2.9 (мұрағаттық құжаттарды) пайдалану қоры: Ескіруін болдырмау мақсатында түспнұсқалардың орнына қолдануға арналған мұрағаттық құжаттардың көшірмелерінің жиынтығы;

4.2.10 мұрағаттық құжаттарды сақтау: Құжаттардың дұрыс орналастырылуын және сақталуын қамтамасыз ету;

4.2.11 мұрағаттық құжаттардың мемлекеттік сақталуы: Мемлекеттік мұрағаттарда және арнайы мемлекеттік мұрағаттарда мұрағаттық құжаттарды тұрақты сақтау;

4.2.12 мұрағаттық құжаттардың ведомстволық сақталуы: Нормативті құқықтық актімен белгіленген кезең ішінде мемлекеттік заңды тұлғалармен жүзеге асырылатын ведомстволық мұрағаттарда мұрағаттық құжаттардың сақталуы;

4.2.13 құжаттардың тұрақты сақталуы: Мемлекеттік мұрағатта және арнайы мемлекеттік мұрағатта құжаттардың мерзімсіз сақталуы;

4.2.14 тұрақты сақталатын құжат: Нормативті құқықтық актілерге сәйкес мерзімсіз сақталатын құжат;

4.2.15 уақытша сақталатын құжат: Сақтау мерзімі белгіленген және оның аяқталуы бойынша белгіленген тәртіпте жоюға бөлінетін құжат;

4.2.16 мұрағаттық құжаттардың құпиялы сақталуының шектеулі мерзімі: Қазақстан Республикасының заңнамасында көзделген мәліметтерді жасыру мерзімі, осы мерзім ішінде мемлекеттік құпияларды қамтитын мұрағаттық құжаттарға еркін қол жеткізілуіне тыйым салынады;

4.2.17 мұрағаттық құжаттарды есепке алу: Есепке алу біріліктерінде мұрағаттық құжаттар саны мен құрамын және әрбір есепке алу бірлігінің белгілі кешенге және есептік құжаттарда олардың жалпы санына қатыстылығын белгілеу;

4.2.18 Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының құжаттарын орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу: Мұрағаттық қорлар саны мен құрамы және сақтау бірліктері саны туралы мәліметтердің мұрағаттар мен құжаттаманы басқарудың жергілікті және республикалық уәкілетті мемлекеттік органдарында сақталуына негізделген мемлекеттік ауқымда Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қоры құжаттарын есепке алу жүйесі;

4.2.19 мұрағаттық құжаттарды сақтау бірлігі: Физикалық жекеленген құжат немесе дербес маңызы бар құжаттар жиынтығы болып табылатын есептік және классификациялау бірлігі;

4.2.20 мұрағаттық құжаттарды есепке алу бірлігі: Мұрағаттағы құжаттар санын өлшеу бірлігі;

4.2.21 мұрағаттағы есептік құжаттар: Есепке алу бірліктерінде мұрағаттық құжаттардың келіп түсуін, шығарылуын, құрамы мен жағдайын белгілейтін белгілі нысандағы құжаттар кешені;

4.2.22 (мұрағат) қор(ының) карточка(сы) (Ндп. Қор карточкасы): Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорының мұрағаттық құжаттарын есепке алу орталықтандырылған мемлекеттік есепке алуға арналған мұрағаттық қорлардың атауы, саны мен құрамы және олардың сақталу орны туралы мәліметтерді қамтитын есептік құжат;

4.2.23 (мұрағат) қорлар(ының) тізімі: Өсу тәртібінде нөмірлері бар сақталатын, шығарылатын және келіп түсетін мұрағат қорларының ресми атаулар тізбесін қамтитын есептік құжат;

4.2.24 (мұрағат) қор(ының) парағы: Мұрағат қорының атауын, нөмірін, оның категориясын, сақталу орнын және қор құжаттарының саны, хронологиялық шектері, құрамы және олардың динамикасындағы оның ғылыми-анықтамалық аппараты туралы мәліметтерді қамтитын есептік құжат;

4.2.25 іс құжаттарының ішкі тізімдемесі: Құжаттардың реттік нөмірлері, олардың индекстері, атаулары, уақыты, парақ нөмірлері көрсетілген іс құжаттарының тізбесін қамтитын есептік құжат;

4.2.26 істер баршылығын [жағдайын] тексеру: Мұрағаттың есептік құжаттарындағы жазбалар бойынша сақтау бірліктерінің нақты санын белгілеу, сондай-ақ физикалық жағдайын жақсартуды, жаңғыртуды, дезинфекциялауды талап ететін істер мен құжаттарды айқындау;

4.3. Мұрағаттардың ғылыми-ақпараттық қызметі

4.3.1 мұрағаттың ғылыми-ақпараттық қызметі: Мұрағаттық анықтамалықтарды жасау, мұрағаттық құжаттарды ұйымдастыру, пайдалану және жариялау;

4.3.2 мұрағаттық құжаттарды пайдалану: Мәдени, ғылыми, саяси, экономикалық мақсатта және азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қамтамасыз ету үшін мұрағаттық құжаттар ақпаратын қолдану;

4.3.3 мұрағаттық құжаттарды жариялау: Белгіленген ережелерге сәйкес құжаттарды басылымға дайындау;

4.3.4 мұрағат құжаттарына арналған ғылыми-анықтамалық апарат жүйесі: Мұрағаттық құжаттарды және мұрағаттық ақпаратты тиімді пайдалану мақсатында оларды іздестіру үшін бірыңғай ғылыми-әдістемелік негізде жасалатын құжаттардың құрамы мен мазмұны туралы өзара байланысқан мұрағаттық анықтамалықтар мен автоматтандырылған ақпараттық-іздестіру жүйелерінің кешені;

4.3.5 мұрағат қорына арналған тарихи анықтама: Қор құраушы және мұрағат қоры, ондағы құжаттардың құрамы мен мазмұны және ғылыми-анықтамалық аппарат туралы қысқаша сипаттама бойынша мәліметтерді қамтитын құжат;

4.3.6 мұрағаттық анықтамалық: Мұрағат қорлары және (немесе) мұрағаттық құжаттар туралы ақпаратты іздестіруге арналған анықтамалық;

4.3.7 мұрағатаралық анықтамалық: Екі немесе одан да көп мұрағаттардың құжаттары туралы мәліметтерді қамтитын мұрағаттық анықтамалық;

4.3.8 мұрағаттық тізімдеме: Мұрағат қорының жүйеленген сақтау бірліктері тізбесін, топтамаларды қамтитынжәне оларды есепке алуға және мазмұнын ашуға арналған мұрағаттық анықтамалық;

4.3.9 мұрағат қорлары бойынша көрсеткіш: Жүйеленген тәртіпте мұрағат қорлары туралы сипаттамалар немесе қысқаша мәліметтерді қамтитын және оның құрамы мен мазмұны туралы ақпарат алуға арналған мұрағаттық анықтамалық;

4.3.10 мұрағаттық құжаттарды шолу: Дереккөзді тану талдауын жасау арқылы қажетті жағдайда толықтырылған мұрағаттық құжаттардың жеке кешендерінің құрамы, мазмұны мен іздестіру деректері туралы жүйеленген мәліметтерді қамтитын мұрағаттық анықтамалық;

4.3.11 мұрағаттық каталог: Таңдалған классификациялау сұлбасына сәйкес орналастырылған мұрағаттық құжаттар туралы ақпаратты қамтитын мұрағаттық анықтамалық;

4.3.12 (мұрағаттық) нұсқаушы: Зататр мен объектілер атауларының жүйеленген тізбесі бар мұрағаттық анықтамалық; іздестіру деректері көрсетілген мұрағаттық құжаттарда олар туралы мәліметтер бар.

4.3.13 мұрағаттық құжаттарға қол жеткізу: Нормативті құжаттарда көзделген мұрағаттық құжаттарды қолдау жағдайлары;

4.3.14 мұрағаттық анықтама: Заңды күші бар және сұраным нысаны, құжаттарды іздестіру деректері туралы мұрағаттық ақпаратты қамтитын ресми құжат;

4.3.15 мұрағаттық көшірме: Іздестіру деректері көрсетілген мұрағаттық құжаттың мәтінін немесе бейнесін беретін мұрағаттың ресми құжаты;

4.3.16 мұрағаттық үзінді: Белгіленген тәртіпте ресімделген мұрағаттық құжат бөлігінің көшірмесі.

 

 Рухани жаңғыру- халқымызға рухани жол көрсететін нақты бағдар ...