Часто задаваемые вопросы

Уважаемые посетители сайта! Прежде чем задать вопрос на сайте, просим Вас ознакомиться с информацией о составе и содержании документов госархива области и его территориальных отделов, порядке подачи запросов, наиболее часто задаваемыми вопросами.

 

- Какие документы хранятся  в госархиве области и его территориальных отделах?

 

- Государственный архив Павлодарской области хранит документы по основной деятельности организаций, учреждений, предприятий, рассказывающие об истории Павлодарского Прииртышья. На 1 января 2016 года в архивных учреждениях области хранилось    единиц хранения. Постоянное хранение документов осуществляют Государственный архив Павлодарской области, Государственный архив города Экибастуза, Аксуский городской отдел госархива области, Актогайский, Баянаульский, Железинский, Иртышский, Качирский, Лебяжинский, Майский, Успенский, Щербактинский районные отделы. Кроме того, в городе Павлодаре для хранения документов о трудовой деятельности граждан действует Павлодарский городской архив по личному составу. Документы Государственного архива Павлодарской области содержат сведения по истории Павлодарского Прииртышья за 1823-2005 годы. Доля документов первой половины 19 века в общем объеме невелика – менее 1 %. В основном, они поступили в составе фондов личного происхождения и некоторых учреждений. Основной массив документов относится к советской эпохе и периоду образования и становления Республики Казахстан как независимого государства. Совокупность разных видов документов позволяет получить сведения по самым различным аспектам отечественной истории.

Наряду с официальными документами учреждений, организаций и предприятий архивы области хранят документы личного происхождения, поступившие из семейных архивов политических и общественных деятелей, ученых, деятелей культуры и искусства, краеведов, участников Великой Отечественной войны.

Госархив области – многопрофильное учреждение. Основной комплекс документов на бумажной основе дополняют кино, видео, фоно и фотодокументы, научно-техническую документацию.

 

Исполнением каких видов запросов занимается госархив области?

 

- По своему характеру запросы подразделяются на тематические  (запросы о предоставлении информации по определенной теме, проблеме, событию или факту) и социально-правовые запросы, под которыми подразумеваются запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением прав и законных интересов граждан. Исполнение и тех и других запросов находится в компетенции нашего отдела.

 

-  Следовательно, с запросами о подтверждении трудового стажа, о заработной плате нужно обращаться к вам?

 

- Я бы сказала, что они составляют большую часть всех социально-правовых запросов. Кроме этого мы занимаемся запросами о награждении, присвоении званий, выделении недвижимости, подтверждении факта проживания, свершения нотариальных действий, о трудовых увечьях, об установлении опекунства, о преобразованиях и ликвидации предприятий и другими вопросами, с которыми связано предоставление государством определенных льгот и социальных выплат.

         Количество рассмотренных обращений граждан за прошлый год по области составил почти 9 тысяч, из них 92 процентов исполнены с положительным результатом. Конечно, в идеале этот процент должен приближаться к ста, но здесь мы сталкиваемся с одной животрепещущей на сегодняшний день проблемой - это несохранность документов в организациях, учреждениях и предприятиях. К сожалению, многие организации передают на хранение документы не в полном объеме, либо не передают вовсе,  что не позволяет сотрудникам архива давать заявителям исчерпывающие справки. А отсутствие приказов по личному составу и ведомостей начисления заработной платы отражается на размере начисления пенсии.

Отдельно нужно сказать о запросах, поступающих к нам из стран дальнего зарубежья. В основном, из Германии, куда в свое время уехало большое количество павлодарцев, но бывают запросы из Израиля, Польши, Америки, стран Прибалтики. Особенность этих запросов в том, что при начислении пенсионных выплат имеет значение не начисление в денежном выражении, а количество фактически отработанных дней.

 

Существуют ли на сегодняшний день рычаги воздействия на недобросовестных работодателей, не обеспечивших сохранность документов?

 

- Обязанность руководителей предприятий прописана в Трудовом кодексе Республики Казахстан. В подпункте 16 статьи 23. «Основные права и обязанности работодателя» сказано, что работодатель обязан  обеспечить сохранность и сдачу в случае ликвидации в государственный архив документов, подтверждающих трудовую деятельность работников, и сведения об удержании  и отчислении денег на их пенсионное обеспечение. Статья 27 п. 1 Закона Республики Казахстан «О национальном архивном фонде и архивах» предусматривает ответственность для физических и юридических лиц, виновных в нарушении законодательства по архивному делу. Кроме того, каждый работодатель должен помнить, что и ему самому придет время выходить  на пенсию, и он также, как и его сотрудники, придет в архив за справкой о трудовом стаже и заработной плате.

 

         - Кто может обратиться с социально-правовым запросом в архив?

 

         - Прежде всего, это сами граждане. Кроме этого, в архив могут обратиться органы социальной защиты за подтверждением размера заработной платы, пенсионных и социальных отчислений. В нашей практике были случаи, когда с подобными запросами обращались организации, бравшие на себя часть хлопот, связанных с оформлением пенсий их работникам. Порядок оказания государственной услуги «Выдача архивной справки» определен Стандартом, утвержденным постановлением Правительства Республики Казахстан от 30 декабря 2009 года № 2315.

 

- Каким образом заявителю следует начинать поиск документов?

 

- Прежде всего, нужно выяснить, существует ли организация, в которой он работал, на сегодняшний день. В случае ликвидации предприятия, существуют два варианта развития событий. Конечно, проще всего, если документы были вовремя сданы в архив. В этом случае наши специалисты исполняют запрос по документам, имеющимся на хранении, в определенный законодательством пятнадцатидневный срок.  Если документы не были переданы в архив, но имеется организация - правопреемник, то следует обратиться с заявлением непосредственно на имя руководителя данной организации. Возможна также при ликвидации предприятия передача его документов в головную организацию. В каждом случае вопрос рассматривается индивидуально, и сотрудники архива стараются дать рекомендации по поиску документов.

Также имеет значение подчиненность организации. Если это государственная организации, то документы должны быть переданы в соответствующие территориальные органы архивной службы. С негосударственными организациями ситуация  несколько сложнее, это вызвано несовершенством законодательства и отсутствием правовых механизмов истребования  передачи документов на государственное хранение.

Единственный правовой акт, регулирующий вопросы передачи в архивы документов по личному составу – это упомянутый выше Трудовой кодекс.

Коммерческие предприятия, преимущественно небольшие, подчас очень халатно относятся не только к внутреннему хранению документов, но и к вопросам передачи их  на архивное хранение при ликвидации.

С подобными организациями занимается Комитет по работе с несостоятельными должниками, налоговый комитет, и последняя инстанция – управление юстиции области, которое выносит решение об исключении предприятий из госреестра. В свое время мы неоднократно обращались в управление юстиции с просьбой включить в перечень документов, предоставляемых при завершении процедуры ликвидации, справку из архивных учреждений о приеме документов на хранение. Надеемся, что в ближайшее будущее ситуация коренным образом измениться.

Кроме того, особую тревогу вызывает также вопрос обеспечения сохранности документов исполнительных органов, поднимавшийся архивистами в соответствующих органах. Архивисты, обеспокоенные таким положением дел, неоднократно обращались в аппараты акимов сельских округов, им направлены несколько десятков писем, на большинство из которых  так и не получено ответа. За период 2008-2009 годов управлением архивов и документации Павлодарской области было направлено 46 писем, в том числе в Комитет информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан, государственно-правовой отдел аппарата акима области о внесении предложений в законодательный акт Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения, о необходимости решения на правительственном уровне вопроса о внесении в Трудовой Кодекс Республики Казахстан, во все Уставы и Положения организаций обязательного пункта о сохранности документов по вопросам документационного обеспечения, акимам районов направлены письма о необходимости принятия мер по обеспечению сохранности документов.

Исполнительным органам необходимо усилить контроль над сохранностью своих документов на стадии делопроизводства, ведомственного хранения и своевременным их упорядочиванием с последующей передачей на государственное хранение.

 

В какой форме должен быть составлен запрос?

 

- Жесткие требования в данном  случае не установлены. Заявление составляется в свободной форме с указанием полного наименования предприятия, организации, указывается период времени и должность, а также суть запроса: просьба подтвердить факт работы или размер заработной платы, льготные условия труда или иные сведения.         К заявлению необходимо приложить ксерокопию документа, удостоверяющего личность, либо копию доверенности, если запрос делается на третье лицо. Для оперативного исполнения запроса также необходимо приложить копию трудовой книжки.

 

- В каком виде заявителю поступает ответ на запрос?

 

- Чаще всего в виде архивной справки, составляемой по специальной форме, в ней излагаются данные, которые просил подтвердить заявитель.

Так, например, в архивную справку о подтверждении трудового стажа будут включены данные только за то время, которые запросил заявитель при наличии в архиве документов за этот период. При этом следует отметить, что период подтверждения трудового стажа определяет либо сам заявитель после консультации в органах социального обеспечения либо специалисты органов соцобеспечения, сотрудники архивов это делать не уполномочены. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, используются  приказы по личному составу. При отсутствии таковых стаж подтверждается по ведомостям начисления заработной платы, лицевым счетам.

Кроме этого, архивом может быть выдана архивная копия или архивная выписка, например, если истребуется документ о выделении квартир, земельных участков, о закреплении права собственности на недвижимость.

При этом необходимо пояснить, что государственные архивы выдают справки только установленного образца и не занимаются заполнением форм, представленных заявителем.

 

- Каким образом исполняются запросы о награждении, присвоении званий?

 

Если речь идет о наградахза трудовые заслуги, при условии    награждения на территории нашей области,  тозапросы этой группы исполняются по документам исполнительных органов,  либо по  приказам по основной деятельности, если необходимо подтвердить факт присвоения ведомственными знаками отличия в труде  при отсутствии в трудовых книжках соответствующих записей.

 

- Какие сведения приводятся в справке, необходимой  для назначения или перерасчета пенсии?

 

-   Объем сведений, в принципе, определяется пенсионными органами. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен в запрашиваемый период. Сведения о заработке включаются в справку так, как они указаны в документах. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится. При наличии начислений  по больничным листам, отпускных и других начислений, сведения о них также приводятся в справке.

Большие сложности возникают при необходимости оформления архивных справок для начисления льготных пенсий, в связи с тем, что в архив не передавались карты аттестации  рабочих мест, описания   условий труда и технологических процессов, которые могли бы служить основанием для начисления льготной пенсии.   Поэтому работники архивов вынуждены  направлять заявителям копии документов, косвенно подтверждающих особые условия труда для того, например, штатных расписаний, чтобы сотрудники пенсионных органов проанализировали их и приняли соответствующее решение.

Необходимо пояснить, и это касается любых архивных справок и сведений в них содержащихся,  что трактовка и анализ сведений находятся вне компетенции сотрудников архива. Мы приводим сведения в том виде, в каком они содержатся в документах.

Особо хочется подчеркнуть, что в архивной справке мы приводим сведения только в таком виде, в каком они приводятся в документах. Часто в написании имен, отчеств, фамилий заявителя, адресов, размеров, номеров земельных участков и других сведениях в документах встречаются расхождения, исправление которых находится не в компетенции архива.

 

- Что следует предпринять заявителю, если необходимые сведения в архиве отсутствуют?

 

- В таком случае государственным архивом или его отделом выдается справка  об отсутствии документов на хранении. Она понадобиться для предоставления в суд при подтверждении трудового стажа свидетельскими показаниями.

 

- Как часто архивам приходится отказывать в исполнении запросов?

 

Основанием для отказа в приеме заявление может служить отсутствие необходимых сведений для выполнения запроса либо отсутствие на хранении  документов, необходимых для исполнения запросов.

 

- Сколько времени уходит на исполнение запроса?

 

- Согласно Стандарту, утвержденного Постановлением Правительства Республики Казахстан 30 декабря 2009 года № 2315, государственная услуга «Выдача архивных справок» оказывается: при обращении в архив в течение 15 календарных дней со дня регистрации документов, в случае, если для оказания государственной услуги необходимо изучение документов двух и более организаций, а также более чем за пять лет, руководителем архива срок оказания государственной услуги может быть продлен не более чем  на тридцать календарных дней, о чем потребитель услуги должен быть уведомлен в течение трех календарных дней с момента регистрации документов.

 

- Взимают ли архивы плату за предоставление архивных справок и архивных выписок?

 

- Все сведения предоставляются бесплатно.

 

- На сегодняшний день каковы перспективы формирования электронных архивов и каким образом скажется их создание на сроках и качестве исполнения запросов?

 

- Несомненно, при электронном поиске время, затраченное на исполнение запросов, значительно сокращается. Но на сегодняшний день в нашей области специализированного архива документов по личному составу на электронных носителях не существует. Создание такого архива позволит не только сократить сроки исполнения запросов, но и положительно скажется на физическом состоянии документов. Ведь чем больше возраст документа, тем актуальнее вопрос его физического состояния.

Для реализации  программы необходим целый комплекс мер: это и обеспечение архивных учреждений компьютерами и программами в достаточной степени, приобретение мощных книжных сканеров, подготовка специалистов. Первый опыт такого рода имеется, кзылординские архивисты уже ведут работу по внедрению  IT-технологий в работу по исполнению социально-правовых запросов. Неплохо было бы и в нашей области создать электронный архив, который бы поставил достижения в области электронных технологий на службу граждан.

На сегодняшний день в этом направлении ведется целенаправленная работа: госархив области подключено к системе электронного правительства, создана локальная сеть в здании госархива области по ул. Лермонтова, 51/1, ведется оцифровка особо ценных документов.

 

 

                                                                   Начальник отдела научно-информационной деятельностиоблгосархива Н. Кубик

 

 Рухани жаңғыру- халқымызға рухани жол көрсететін нақты бағдар ...