Госстандарт СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Утвержден
приказом Комитета по стандартизации
и сертификации Министерства
экономики и торговли
Республики Казахстан
от 14.05.2001 N 140

 

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН СТ РК 1037-2001

 

ВВЕДЕНИЕ

Настоящий стандарт разработан с целью установления терминов и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивном деле.

Термины расположены в систематизированном порядке.

Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.

Недопустимые к применению термины-синонимы приведены в круглых скобках после стандартизованного термина и обозначены аббревиатурой "Ндп".

Термины-синонимы без аббревиатуры "Ндп" приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.

Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина.

Наличие квадратных скобок в терминологической статье означает, что в нее включены два термина, имеющие общие терминоэлементы.

Приведенные элементы можно при необходимости изменить, вводя в них производные признаки, раскрывая значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.

Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, - светлым, синонимы - курсивом.

 

1 ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации, образующейся в деятельности юридических лиц, а также в научно-методической, нормативно-методической, справочной и учебной литературе по делопроизводству и архивному делу.

 

2 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО. ОБЩИЕ ПОНЯТИЯ

2.1 делопроизводство: документационное обеспечение управления: Сфера деятельности юридических лиц, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами;

2.2 архивное дело: Сфера деятельности юридических и физических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией их хранения и использования;

2.3 документ: документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая ее идентифицировать;

2.4 внешние признаки документа: Признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления;

2.5 носитель документированной информации: Материальный объект, используемый для закрепления, хранения и передачи речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

2.6 изобразительный документ: Документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта (каких-либо объектов);

2.7 графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта (объектов) получено посредством линий, штрихов, светотени;

2.8 аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию;

2.9 кинодокумент: Изобразительный документ, содержащий изобразительную (в немом кино) или аудиовизуальную (в звуковом кино) информацию, зафиксированную кинематографическим способом;

2.10 фотодокумент: Изобразительный документ, содержащий информацию, зафиксированную фотографическим способом;

2.11 иконографический документ: Документ, содержащий преимущественно изображение произведения искусства, специальной или художественной фотографии;

2.12 фонодокумент: Документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи;

2.13 видеофонограмма: Документ, содержащий аудиовизуальную информацию, зафиксированную любой системой видеозвукозаписи;

2.14 текстовой документ: Документ", содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи;

2.15 письменный документ: Текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма;

2.16 рукописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки;

2.17 машинописный документ: Письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами;

2.18 документ на машинном носителе: Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной;

2.19 видеограмма документа: Изображение документа на экране электронно-лучевой трубки;

2.20 беловой документ: Рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений;

2.21 черновой документ: Рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

2.22 автор документа: физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

2.23 документ личного происхождения (Ндп. личный документ): Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей;

2.24 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

2.25 служебный документ: Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации;

2.26 юридическая сила документа: Свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его юридического лица и установленным порядком оформления;

2.27 подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения

2.28 подлинник (официального) документа: Первый или единственный экземпляр официального документа.

2.29 дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

2.30 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

2.31 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

 

3 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

3.1. Документирование

3.1.1 документирование: Создание документов;

3.1.2 правила документирования: Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования;

3.1.3 система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению;

3.1.4 унифицированная система документации- УСД: Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности;

3.1.5 вид письменного документа: Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения;

3.1.6 наименование документа: Обозначение вида письменного документа;

3.1.7 нормативный правовой акт: Письменный официальный документ установленной формы, принятый на референдуме либо уполномоченным органом или должностным лицом государства, устанавливающий правовые нормы, изменяющий, прекращающий или приостанавливающий их действие;

3.1.8 организационно-распорядительный документ: Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц;

3.1.9 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа;

3.1.10 постоянная часть реквизита документа: Неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении;

3.1.11 переменная часть реквизита документа: Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении;

3.1.12 формуляр документа: Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности

3.1.13 формуляр-образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты;

3.1.14 бланк документа: Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

3.1.15 унифицированная форма документа-УФД: Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке наносителе информации;

3.1.16 служебное поле унифицированной формы документа: Зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений;

3.1.17 зона унифицированной формы документа: Часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами;

3.1.18 табель унифицированных форм документов: Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов;

3.1.19 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;

3.1.20 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись уполномоченного должностного лица или автора документа;

3.1.21 гриф ограничения доступа к документу: Реквизит официального документа, свидетельствующий о степени секретности сведений, содержащихся в их носителе, проставляемый на самом носителе и (или) в сопроводительной документации на него;

3.1.22 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие организации или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием;

3.1.23 гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию;

3.1.24 дата официального документа: Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или, подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования;

3.1.25 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание;

3.1.26 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

3.1.27 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащий принятое им решение;

3.1.28 текст официального документа: Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

3.2 Организация работы с документами

3.2.1 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения;

3.2.2 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или от правления;

3.2.3 объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период;

3.2.4 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в организацию;

3.2.5 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из организации;

3.2.6 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации;

3.2.7 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

3.2.8 регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

3.2.9 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

3.2.10 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией;

3.2.11 типовой срок исполнения документов: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом;

3.2.12 индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией;

3.2.13 дело: Совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку;

3.2.14 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

3.2.15 оформление дела: Подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами;

3.2.16 заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле за конкретный период времени;

3.2.17 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

3.2.18 индекс дела: номер дела: Цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

 

4 АРХИВНОЕ ДЕЛО

4.1. Организация архивных документов:

4.1.1 архив (Ндп. архивохранилище): Совокупность архивных документов, а также юридическое лицо или структурное подразделение юридического лица, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей;

4.1.2 государственный архив: Юридическое лицо, наделенное правом собирания (приобретения), постоянного хранения и организации использования документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;

4.1.3 специальный государственный архив: Государственное юридическое лицо в системе специального государственного органа Республики Казахстан или структурное подразделение специального государственного органа Республики Казахстан;

4.1.4 ведомственный архив: Государственное юридическое лицо или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющее собирание, временное хранение и использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также документов, не вошедших в его состав;

4.1.5 частный архив: Негосударственное юридическое лицо или структурное подразделение негосударственного юридического лица, осуществляющее собирание, хранение, использование документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, а также документов, не вошедших в его состав, или архив физического лица, возникший в результате его деятельности, собирания (приобретения) документов;

4.1.6 архивохранилище (Ндп. архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов;

4.1.7 профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению;

4.1.8 архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника;

4.1.9 архивные фонды: Совокупность документов, исторически или логически связанных между собою;

4.1.10 Национальный архивный фонд Республики Казахстан: Совокупность всех архивов, архивных фондов и коллекций, документальных памятников, документов, имеющих особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, признанное в установленном законом порядке национальной ценностью;

4.1.11 государственная часть Национального архивного фонда Республики Казахстан: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся республиканской или коммунальной собственностью;

4.1.12 негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Казахстан: Архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц и включенные в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан на основании соглашения (договора) с собственником после экспертизы их ценности;

4.1.13 объединенный архивный фонд (Ндп. Групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированных из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи;

4.1.14 архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица или семьи;

4.1.15 архивная коллекция: Совокупность документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;

4.1.16 комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и законодательством Республики Казахстан;

4.1.17 источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают на государственное хранение в архив;

4.1.18 потенциальный источник комплектования: Юридическое или физическое лицо, чьи документы могут быть отнесены к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и поступить на государственное хранение в архив;

4.1.19 документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица;

4.1.20 фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд;

4.1.21 фондирование документов: Распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;

4.1.22 ценность архивного документа: Свойство архивного документа, обуславливающее его особое историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение;

4.1.23 запретная дата документа: Дата, означающая, что документы, возникшие ранее ее, экспертизе их научной и практической ценности не подвергаются и уничтожению не подлежат;

4.1.24 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев;

4.1.25 перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения;

4.1.26 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных;

4.1.27 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению.

4.2 Обеспечение сохранности документов

4.2.1 обеспечение сохранности документов: Обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет;

4.2.2 обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения документов;

4.2.3 режим хранения архивных документов: Совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением;

4.2.4 реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению;

4.2.5 старение (архивного) документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов;

4.2.6 особо ценный документ: Документ, отнесенный к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан и незаменимый при утрате или повреждении;

4.2.7 страховая копия (архивного документа): Копия особо ценного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала;

4.2.8 Государственный страховой фонд копий документов: Совокупность страховых копий документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, имеющих для государства непреходящее значение и незаменимых при их утрате;

4.2.9 фонд пользования (архивных документов): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа;

4.2.10 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов;

4.2.11 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое государственными архивами и специальными государственными архивами;

4.2.12 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными юридическими лицами в течение периода, установленного нормативными правовыми актами;

4.2.13 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в государственном архиве и специальном государственном архиве;

4.2.14 документ постоянного хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено бессрочное хранение;

4.2.15 документ временного хранения: Документ с фиксированным сроком хранения, по истечении которого он в установленном порядке подлежит уничтожению;

4.2.16 ограничительный срок секретного хранения архивных документов: Срок засекречивания сведений, установленный законодательством Республики Казахстан, в течение которого запрещается свободный доступ к архивным документам, содержащим государственные секреты;

4.2.17 учет архивных документов: Установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

4.2.18 централизованный государственный учет документов Национального архивного фонда Республики Казахстан: Система учета документов Национального архивного фонда Республики Казахстан в масштабе государства, основанная на сосредоточении в местных и республиканском уполномоченных государственных органах управления архивами и документацией сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения;

4.2.19 единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющих самостоятельное значение;

4.2.20 единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве;

4.2.21 учетные документы архива: Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета;

4.2.22 карточка (архивного) фонда (Ндп. Фондовая карточка): Учетный документ, содержащий название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда и месте его хранения, предназначенный для централизованного государственного учета архивных документов Национального архивного фонда Республики Казахстан;4.2.23 список (архивных) фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров;

4.2.24 лист (архивного) фонда: Учетный документ, содержащий название, номер архивного фонда его категорию, указание места хранения и сведения о количестве, хронологических границах, составе документов фонда и его научно-справочного аппарата в их динамике;

4.2.25 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов;

4.2.26 проверка наличия [состояния] дел: Установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния, реставрации, дезинфекции.

4.3. Научно-информационная деятельность архивов

4.3.1 научно-информационная деятельность архива: Создание архивных справочников, организация использования и публикация архивных документов;

4.3.2 использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан;

4.3.3 публикация архивных документов: Подготовка документов к изданию в соответствии с установленными правилами;

4.3.4 система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования;

4.3.5 историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и научно-справочного аппарата.

4.3.6 архивный справочник: Справочник, предназначенный для поиска информации об архивных фондах и (или) архивных документах;

4.3.7 межархивный справочник: архивный справочник, содержащий сведения о документах двух и более архивов;

4.3.8 архивная опись: Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия их содержания;

4.3.9 путеводитель по (архивным) фондам архива: Архивный справочник, содержащий в систематизированном порядке характеристики или краткие сведения об архивных фондах и предназначенный для ознакомления с его составом и содержанием;

4.3.10 обзор архивных документов: Архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных отдельных комплексов архивных документов, дополненные в необходимых случаях их источниковедческим анализом;

4.3.11 архивный каталог: Архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации;

4.3.12 указатель (архивный): Архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объектов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

4.3.13 доступ к архивным документам: Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов;

4.3.14 архивная справка: Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, поисковых данных документов;

4.3.15 архивная копия: Официальный документ архива, воспроизводящий текст или изображение архивного документа с указанием его поисковых данных;

4.3.16 архивная выписка: Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

 

Рухани жаңғыру- халқымызға рухани жол көрсететін нақты бағдар ...